Faire assermenter un document à distance est possible au Québec lorsque les conditions de l’assermentation technologique sont respectées. La rencontre ne se résume pas à envoyer un PDF par courriel : le commissaire et la personne qui prête serment doivent participer à une véritable rencontre en temps réel, généralement par visioconférence, afin de voir le document et de réaliser la déclaration requise.
Ce guide explique concrètement le rôle du commissaire, les étapes d’une assermentation en ligne, les documents à préparer, les frais applicables et les vérifications à effectuer avant de réserver.
Qu’est-ce qu’une assermentation?
Prêter serment consiste à déclarer solennellement que ce qui est écrit ou affirmé est vrai. Dans certaines démarches administratives ou judiciaires, un organisme peut exiger qu’un formulaire ou une déclaration soit signé ou déclaré sous serment devant une personne autorisée.
Le commissaire à l’assermentation reçoit ce serment. Son rôle n’est pas celui d’un avocat ou d’un notaire : il ne donne pas de conseil juridique, ne décide pas si votre démarche est appropriée et n’atteste pas automatiquement l’authenticité d’un document.
L’assermentation en ligne est-elle permise au Québec?
Oui. Le Gouvernement du Québec indique qu’une assermentation peut se faire en personne ou à distance. Pour une rencontre à distance, le moyen technologique utilisé doit notamment permettre aux participants de se voir et de s’entendre simultanément, de voir le document qui fait l’objet de l’assermentation et de préserver l’intégrité ainsi que la confidentialité des documents échangés.
Une assermentation faite uniquement par téléphone n’est pas valide selon les indications gouvernementales. C’est pourquoi une plateforme d’assermentation en ligne doit prévoir une rencontre audiovisuelle réelle.
Les 5 étapes d’une assermentation en ligne
- Vérifier la demande de l’organisme destinataire. Avant de réserver, confirmez que l’organisme demande bien une assermentation ou une déclaration sous serment, et non une copie certifiée conforme, une notarisation, une authentification ou une apostille.
- Préparer le document. Lisez-le attentivement et assurez-vous que les renseignements sont exacts. Évitez de signer à l’avance lorsque le formulaire exige une signature en présence du commissaire.
- Réserver une rencontre. Choisissez une plage disponible et transmettez les renseignements demandés. Sur Assermentation Québec, la rencontre se déroule par Microsoft Teams.
- Participer à la visioconférence. Le commissaire doit pouvoir vous voir, vous entendre et examiner le document en temps réel. Vous faites ensuite la déclaration ou prêtez serment conformément au document présenté.
- Finaliser le document. Les signatures peuvent être apposées selon la méthode adaptée au document et à la procédure. Le commissaire ajoute les mentions requises et vous retourne le document final selon le processus convenu.
Que faut-il préparer avant le rendez-vous?
- le document complet et lisible à assermenter;
- une pièce d’identité valide lorsque la procédure ou le service l’exige;
- un ordinateur, une tablette ou un téléphone doté d’une caméra et d’un microphone fonctionnels;
- une connexion Internet suffisamment stable pour une visioconférence;
- un accès à votre courriel pendant la séance;
- les instructions de l’organisme qui recevra le document.
Une préparation adéquate réduit les risques d’interruption et permet au commissaire de se concentrer sur la déclaration qui doit réellement être reçue.
Quels documents peuvent nécessiter une assermentation?
Les besoins varient selon la démarche. On retrouve notamment des déclarations sous serment, des déclarations solennelles, certains affidavits et divers formulaires administratifs. Toutefois, le fait qu’un document comporte un espace pour un commissaire ne garantit pas que votre situation particulière puisse être traitée par n’importe quel commissaire ni à distance.
Le Gouvernement du Québec précise que l’assermentation par un commissaire nommé au Québec vise des documents destinés à un usage au Québec. Si votre document est destiné à une autre juridiction, à une démarche fédérale particulière ou à l’étranger, vérifiez d’abord les exigences de l’organisme destinataire et l’étendue du mandat du commissaire.
Assermentation, copie conforme, notarisation et apostille : ce n’est pas la même chose
Une confusion fréquente consiste à utiliser le mot « assermentation » pour plusieurs démarches différentes. Un commissaire à l’assermentation reçoit un serment ou une affirmation solennelle. Il ne possède pas, du seul fait de sa fonction, le pouvoir général de certifier une copie conforme ou d’authentifier juridiquement un document comme le ferait un notaire dans certaines situations.
Le Gouvernement du Québec décrit les rôles et responsabilités du commissaire et rappelle notamment ces limites. Pour un document destiné à l’apostille, vérifiez également les règles propres à cette démarche avant de réserver une assermentation.
Combien coûte une assermentation en ligne?
Le Gouvernement du Québec indique qu’un commissaire à l’assermentation peut demander jusqu’à 5 $ par serment. Un service privé en ligne peut aussi facturer des services distincts nécessaires à la prestation à distance, par exemple l’organisation du rendez-vous, les outils technologiques, la gestion documentaire et le soutien administratif.
Chez Assermentation Québec, le tarif standard affiché pour un document est de 35 $ plus les taxes applicables, soit 5 $ pour l’assermentation et 30 $ pour l’utilisation du service en ligne. Consultez toujours le montant final présenté avant de confirmer votre réservation.
Voir les tarifs d’assermentation en ligne.
Comment choisir un service d’assermentation en ligne?
Avant de transmettre un document personnel, vérifiez quelques éléments simples : l’identité du service, la disponibilité d’un commissaire autorisé, la transparence du prix, la méthode de visioconférence, la façon dont les documents sont transmis et les coordonnées permettant de joindre l’entreprise en cas de problème.
Un bon parcours doit également expliquer clairement ce que le commissaire peut faire et ce qu’il ne peut pas faire. Méfiez-vous des promesses absolues selon lesquelles tout document serait automatiquement accepté par n’importe quelle institution : l’acceptation finale dépend toujours du document, de la démarche et des exigences de l’organisme destinataire.
Peut-on signer électroniquement?
Le Gouvernement du Québec précise que des signatures peuvent être apposées par des moyens technologiques lorsque la méthode permet d’établir l’identité du signataire et sa manifestation de consentement. Selon le document, une signature électronique peut être utilisée; dans d’autres situations, une signature manuscrite suivie d’une numérisation peut être appropriée.
La méthode exacte doit être déterminée en fonction du document et des exigences de l’organisme destinataire.
Questions fréquentes
Est-ce que je peux être assermenté depuis mon téléphone?
Oui, si votre téléphone permet une visioconférence stable avec vidéo et audio et si vous pouvez consulter le document adéquatement. Une rencontre uniquement audio n’est pas suffisante.
Dois-je signer mon document avant la rencontre?
Pas nécessairement. Lorsque la signature doit être faite en présence du commissaire, il est préférable d’attendre la rencontre. Suivez les instructions propres à votre formulaire.
Le commissaire vérifie-t-il que tout ce que j’écris est vrai?
Non. Le rôle du commissaire est de recevoir votre serment ou votre déclaration. Le Gouvernement du Québec précise qu’il n’est pas tenu de vérifier l’exactitude du contenu de votre déclaration.
Un commissaire peut-il certifier une copie conforme?
La fonction de commissaire à l’assermentation ne confère pas un pouvoir général de certification de copies conformes. Si une copie certifiée conforme est exigée, communiquez avec l’organisme qui a délivré le document ou avec le professionnel approprié.
Combien de temps faut-il prévoir?
La durée dépend du document et du nombre de déclarations à recevoir. Préparer le PDF, vos renseignements et votre matériel avant la rencontre permet généralement d’accélérer la séance.
Réserver une assermentation en ligne au Québec
Si votre document est admissible à une assermentation à distance et que vous avez confirmé les exigences de l’organisme destinataire, vous pouvez choisir une plage disponible directement sur Assermentation Québec.
Réserver un rendez-vous d’assermentation en ligne
Vous pouvez aussi consulter la FAQ et les services d’assermentation en ligne avant de réserver.
